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照片档案如何管理规范
来源:档案盒|无酸纸档案盒|档案盒厂|平乡县档案用品有限公司 | 发布时间:2012/8/11 | 浏览次数:

为了加强和规范企业照片档案管理,建立和健全照片档案管理制度,更好地开发利用照片档案信息资源,为企业生产建设和发展服务,制定本规范。

  1适用范围

  本规范规定了企业照片档案的收集范围、整理要求、保管利用、鉴定和销毁等规定。

  本规范适用于企业各级档案馆、档案室的照片档案盒管理。

  2 规范性引用文件

  GB/T 11821-2002照片档案管理规范

  DA/T 18档案著录规则

  JGJ 25档案馆建筑设计规范

  中华人民共和国档案法实施办法

  中华人民共和国保守国家秘密法

  中华人民共和国保守国家秘密法实施办法

  3术语及定义

  下列术语及定义适用于本规范。

  3.1企业照片档案

  企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。企业照片档案一般由银盐底片(数码照片)、照片和说明组成。

  3.2数码照片

  数码照片:用扫描仪、数码照相设备获得的,以数字形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件。

  3.3芯页

  用以固定照片或底片,并标注说明的中性偏碱性纸质载体,是照片册、底片册的组成单元。

  4照片档案的收集与归档

  4.1收集归档范围

  4.1.1上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作的照片。

  4.1.2本企业主要职能活动形成的照片。

  4.1.3本企业发生的重大事件、重大事故、重大自然灾害的照片。

  4.1.4 其他具有保存价值的照片。

  4.2归档要求

  4.2.1对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本企业档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为己有。

  4.2.2对反映同一内容的若干张纸质照片或数码照片,应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片,以确保其原始性和真实性。

  4.2.3底片、照片、说明应齐全。

  4.2.4底片与照片影像应一致。

  4.2.5对无底片的照片应制作翻拍底片或扫描成数码照片;对无照片的底片应制作照片。

  4.2.6数码照片、照片、文字说明应齐全。

  4.2.7拍摄数码照片像素应在500万以上,扫描数码照片分辨率不低于600pi,单幅数字照片不小于3M ,文件格式应为JPEG、TIFF或其他通用格式。

  4.2.8数码照片必须冲印纸质照片附说明一同归档。

  4.2.9数码照片归档时,对归档的载体及其技术环境进行检查,载体是否有划伤。

  4.3归档时间

  4.3.1对符合归档范围的照片,在活动结束后,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案部门归档。不便及时归档的,可随其他载体形态的档案同时归档。

  4.3.2档案管理部门应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

  5照片档案的整理

  5.1整理原则

  照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、便于保管、利用为原则。照片档案的底片应单独整理和存放,照片和说明一同整理和存放, 数码照片单独整理和存放,冲印出的纸质照片和说明一同整理和存放。

  5.2保管期限

  保管期限是按照片、底片、数码照片的价值划定年限,分为永久、长期、短期。一般与其他载体档案保管期限一致。

  5.3密级

  密级是指照片、底片、数码照片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》及各企业有关规定执行。

  5.4底片的整理

  5.4.1底片的编号

  在全宗内编号,其格式如下:全宗号—保管期限—底片标识—张号。

  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

  张号:在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始顺序编号。

  5.4.2底片存放

  5.4.2.1底片放入底片袋内保管,底片袋的右上方应标明底片号。底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋,对翻拍底片在底片袋左上方标明“F”字样。对拷贝底片在底片袋的左上方标明“K”字样。

  5.4.2.2大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后,放入专用的档案袋或档案盒中,注明底片号。

  5.4.3底片入册

  5.4.3.1底片册一般由297mm × 210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。

  5.4.3.2应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。

  5.4.3.3芯页的插袋上应标明相同的底片号。

  5.4.3.4大底片应与其他底片一同整理,单独按照底片号顺序排列。

  5.4.4册内备考表

  册内备考表按5.7.4。

  5.4.5底片册的要求

  5.4.5.1 底片册的封面应印制“底片册”字样;底片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等项目。

  5.4.5.2底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序立式排列上架保管。

  5.5照片的整理

  照片的整理包括用底片和数码照片冲印成的纸质照片两部分。

  5.5.1照片的分类

  在全宗内按照“保管期限——形成年度”分类。形成照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致,不应随意变动。企业也可根据自身的实际情况,合理选择分类方案。

  5.5.2照片的排列

  同一活动、事件的照片或数码冲印成的纸质照片按照时间顺序排列。不同活动、事件的照片应按照分类方案结合时间顺序等进行排列。

  5.5.3照片的编号

  5.5.3.1带底片的照片编号与底片编号相同,编号方法同5.4.1。

  5.5.3.2数码照片冲印成纸质照片的编号格式为:全宗号-保管期限-数码标识—张号。

  5.5.4照片的入册

  5.5.4.1照片册一般由297mm × 210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。

  5.5.4.2按照照片号顺序将照片排列放入照片册。

  5.5.4.3大照片可放置在同大底片一样的专用档案袋或档案盒中,并在档案袋或档案盒上填写照片号,按照照片号顺序进行排列。

  5.5.5照片存放

  将照片放入专用照片档案册保管,立式摆放。对于大照片如果不能立式摆放,照片的水平堆放高度不宜超过5cm。

  5.5.6单张照片的说明主要包括题名、照片号/底片号或照片号/数码照片号、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明

  5.5.6.1说明的内容

  题名:应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

  照片号/底片号:按5.5.3.1和5.4.1

  照片号/数码照片号:5.5.3.2和5.6.1

  参见号:指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

  拍摄时间:用8位阿拉伯数字表示“年月日”。如20081002。

  摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。

  文字说明:应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未涉及内容作出补充。

  5.5.6.2说明的位置

  单张照片的说明,可根据照片固定的位置,在照片的右侧、左侧或正下方书写。

  5.5.7大幅照片的说明

  对大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填写单张照片说明,并注明其存放地址。

  5.5.8组合照片说明的填写

  5.5.8.1一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。

  5.5.8.2组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

  5.5.8.3应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

  5.5.8.4整理照片时因保管期限或密级的不同,有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内,应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号、存放位置等。

  5.5.8.5组合照片说明可放在本组第一张照片的上方。

  5.5.9册内备考表

  册内备考表按5.7.4

  5.5.10册内目录

  册内目录按5.7.1。

  5.5.11照片册的要求

  5.5.11.1照片册的封面应印制“照片册”字样;照片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等项目。

  5.5.11.2照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序立式排列上架保管。

  5.5.12照片档案册目录

  照片档案册目录按5.7.2。

  5.6数码照片的整理

  5.6.1数码照片的编号

  数码照片的编号同冲印成纸质照片的编号相同,格式见同5.5.3.2。

  5.6.2数码照片应刻录成光盘一式三套存储。一套封存,一套借阅利用,一套异地保存。

  5.6.3刻制成只读光盘且选择一次性写入方式进行刻录。

  5.6.4全宗内按照保管期限、形成年度进行刻录,不同年度的数码照片不应存储在同一张光盘中。

  5.6.5刻录项目包括照片档案册内目录、数码照片档案文件夹。

  5.6.6册内目录内容见5.7.1.1,文件名为:照片册号。每张光盘内可刻录若干册。

  5.6.7数码照片档案文件夹内存放数码照片,文件夹名为:照片册号,每张数码照片的文件名为:数码照片号。

  5.6.8光盘单片装入相应的保护盒内,光盘盒上粘贴光盘号。

  5.6.9光盘编号格式为:全宗号—保管期限代号—光盘号。

  5.6.10光盘目录

  光盘目录按5.7.3

  5.7目录的编制

  5.7.1册内目录

  5.7.1.1照片档案册内目录项目包括序号、照片号/底片号或照片号/数码照片号、题名、摄影者、摄影日期、备注,可根据需要增加或减少项目。

  5.7.1.2册内目录采用国际标准A4型(297mmх210mm)规格,放在每册首页。

  5.7.2照片档案册目录

  5.7.2.1照片档案册目录项目包括册号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等,可根据需要增加或减少项目。

  册号:每一个档案册的编号。

  题名:概括册内全部照片的基本主题。

  起始日期:册内照片的最早摄影时间。

  终止日期:册内照片的最晚摄影时间。

  张数:册内照片的总数。

  5.7.2.2照片档案册目录采用国际标准A4型(297mmх210mm)规格。

  5.7.3光盘目录

  照片档案光盘目录项目包括光盘号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等,可根据需要增加或减少项目。

  光盘号:每一张光盘的编号。

  题名:概括每一张光盘内全部数码照片的基本主题。

  起始日期:光盘内数码照片的最早摄影时间。

  终止日期:光盘内数码照片的最晚摄影时间。

  张数:光盘内数码照片的总数。

  5.7.4册内备考表

  册内照片情况的说明,放在每册的最后,包括照片情况说明、整理人、检查人和日期。

  照片情况说明:填写照片缺损、修改、移出、销毁等情况。

  整理人:负责整理归档照片的人员姓名。

  检查人:负责检查归档照片整理质量的人员姓名。

  日期:照片整理完毕的日期。

  6照片档案的保管

  6.1保管存放

  照片档案按照全宗号、册号的顺序排列,上架保存。数码照片档案光盘应装盒竖立存放。

  6.2保管条件

  6.2.1保存底片的温湿度为:黑白底片最高温度10-21℃,相对湿度20-50%;彩色底片最高温度2-10℃,相对湿度20-50%。

  6.2.2保存照片的温湿度为:黑白照片最高温度18℃,相对湿度30-50%;彩色照片最高温度2℃,相对湿度30-40%。

  6.2.3保存数码照片的温湿度为:温度17-20℃,湿度35-45%,采用防磁装具设备保管。

  6.2.4库房内昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度变化不能大于±5%。

  6.2.5按照国家档案管理有关规定库房应具有较好的防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染、防磁等 “十防”条件,确保档案的保管安全。

  6.2.6对库存照片档案定期检查、统计。

  6.2.7做好对年久照片档案的及时修补和复制等档案技术保护工作,最大限度地延长照片档案的使用寿命。

  6.3保管要求和措施

  6.3.1贮存库房应保持整齐、清洁,应有严格的使用和存放规则。

  6.3.2照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理,防止受污染的照片、底片入库。

  6.3.3接触底片和光盘的人员应戴洁净的棉质薄手套,防止污染和划伤底片和光盘。

  6.3.4底片应进行扫描,以便更好地保存母片。

  7照片档案盒的利用

  7.1制定照片档案借阅制度,严格执行借阅制度,保证档案的利用安全。

  7.2利用有密级的照片档案时,必须经过有关部门或领导同意签字。

  7.3做好照片档案的借阅登记和提供利用效果记录。

  7.4利用照片档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料等,积极开发企业文化宣传。

  8照片档案的鉴定与销毁

  8.1定期统计到期照片档案,提交销毁照片档案申请及清册。

  8.2由鉴定领导小组组织销毁鉴定工作,认真执行鉴定制度,履行鉴定手续。

  8.3经鉴定后,对确无保存价值的照片档案进行登记销毁,编制销毁清册一式三份。

  8.4销毁照片档案严格执行销毁制度,并由档案鉴定销毁领导小组组织监销

 
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